fouten in de administratie voorkomen

8 veel gemaakte fouten in de administratie

…en hoe je ze kunt voorkomen

Er zijn maar weinig ondernemers die de boekhouding doen erg leuk vinden, maar door efficiënter samen te werken met je boekhouder of accountant, kun je wel kosten besparen en ergernissen voorkomen.

  1. Geen online boekhouding

    Het is prettig voor je dat je een Excel-expert bent. Je zet alle kosten en opbrengsten overzichtelijk in een Excel-bestand. Maar omdat je alles handmatig moet invoeren, kost het je ongelooflijk veel tijd. En als ondernemer heb je wel andere dingen te doen.
    Een online boekhouding zorgt ervoor dat je overal en altijd overzicht en inzicht hebt in je financiële mogelijkheden. Het zorgt er tevens voor dat je minder fouten maakt. Koppel je zakelijke bankrekening aan het boekhoudprogramma voor het automatisch inlezen van je bankgegevens.

  2. Onderweg gemaakte kosten niet bijhouden

    Onderweg naar een klant, krijg je te maken met onkosten voor je reis zelf of de versnaperingen onderweg. Het bijhouden van deze kosten kan makkelijk via een app als Basecone Spenser. Je maakt een foto van de bon en scant die in via de app. De bon wordt zo automatisch in je online boekhoudprogramma geboekt.
    Als je rijdt met een zakelijke auto, tank je met de brandstofpas en krijg je een maandelijkse afrekening. Als je niet rijdt met een zakelijke auto, declareer je 19 cent per km, maar dan zónder BTW.

  3. Salarissen overmaken op andere rekeningen

    Wettelijk gezien mag een salaris alleen overgemaakt worden op de bankrekening van de betreffende werknemer. Bovendien mag het alleen het bedrag zijn zoals op de salarisslip staat. Maak de salarissen over met het Sepa-bestand, want dan heeft iedereen op hetzelfde tijdstip het juiste bedrag op de rekening staan. Zo loopt tevens de post nettosalarissen in het grootboek altijd ‘glad’.

  4. Voorschotten niet via het salaris laten lopen

    Wil één of meerdere werknemers een voorschot, laat dat dan wel over het salaris lopen. Dat kan ook een vast voorschot zijn. Stel een werknemer krijgt 250 EUR als vast voorschot. Dan zijn de kosten voor deze werknemer vooruitbetaald door jou als werkgever. Het vaste voorschot verreken je alleen als iemand uit dienst gaat.

  5. DGA’s niet als werknemer meenemen

    Directeur-grootaandeelhouders (DGA’s) van een BV, zijn ook werknemers. Voor hen geldt hetzelfde als het gaat om salarissen en onkostendeclaraties.

  6. Leningen verstrekken zonder overeenkomst

    Voor leningen moet er een overeenkomst tussen de BV en werknemer of DGA komen. Met afspraken over rente en aflossing. Zomaar een bedrag overmaken kan niet.

  7. Privé posten over de zakelijke bankrekening

    Handel je volgens de hierboven beschreven richtlijnen, dan gaan er geen privé posten over de zakelijke bankrekening. Ook als de kosten (zoals vaak bij ZZP’ers) maar deels zakelijk te boeken zijn.

  8. Vraagposten zonder factuur of bon

    Het niet bijhouden van inkoopfacturen of bonnen leidt vaak tot vraagposten in de boekhouding. Allemaal bankafschrijvingen zonder dat daar een factuur of bon tegenover staat. Die kan een boekhouder of accountant niet verwerken.
    Dat betekent dat de BTW niet terug kan worden gevraagd. Dat kost je als ondernemer dus gewoon geld. Daarnaast klopt de boekhouding op het einde van het kwartaal niet, aangezien de vraagposten niet zijn verwerkt.

Denk je na over een online boekhouding en het eventueel uitbesteden hiervan? We denken graag met je mee.

Bel 070 – 301 6090 of mail naar info@maasaccountants.nl

Share This

Copy Link to Clipboard

Copy